АНАЛІЗ
обліково-статистичної роботи Гусятинського районного суду
Тернопільської області за 2014 рік
З метою проведення аналітичної роботи та об’єктивності показників статистичних звітів, відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання плану роботи Гусятинського районного суду Тернопільської області проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в суді, вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращення статистичної роботи щодо первинного обліку справ та матеріалів, правильності складання статистичних звітів, достовірності показників та вчасного подання їх до територіального управління.
Відповідно до штатного розпису (27) на кінець звітного періоду в Гусятинському районному суді працює 19 працівників апарату суду та 5 суддів. Протягом 2014 року внесення та опрацювання даних здійснювалося за допомогою комп’ютерної програми «Д-3». Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів (секретарі суду), складання звітів (помічники суддів) забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було, але в окремих картках не повністю були заповнені їх реквізити. Такі недоліки постійно усуваються та є наслідком недосконалості КП Д-3.
Всі працівники апарату суду ознайомлені з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді. Організацію ведення діловодства та обліково-статистичної роботи в суді забезпечує заступник керівник апарату суду. Методичні матеріали з ведення діловодства, надані територіальним управлінням та підготовлені заступником керівником апарату суду доводяться до відома працівників апарату суду на оперативних та апаратних нарадах.
Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних та кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173; Положення про автоматизовану систему документообігу суду; Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження; Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, Інструкцією про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), Інструкцією щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, рішеннями Ради суддів загальних судів, постановами колегії, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації, іншими нормативно-правовими актами.
Відповідальні працівники за обліково-статистичну роботу у суді, зокрема, складання статистичних звітів(згідно наказу Гусятинського районного суду від 02.01.2014 р. № 2-З “Про розподіл обов’язків між працівниками Гусятинського районного суду”) мають достатній досвід роботи та освітній рівень, який дозволяє виконувати вказані обов’язки на належному рівні.
Стосовно звітності Гусятинського районного суду Тернопільської області про стан здійснення правосуддя за 2014 рік за формами № 1, № 1-ОП, № 1-1, № 1-1-ОП, № 1-Л, № 2-А, № 2-Ц, № 3, № 4, № 6-8, № 10 (судовий збір), квартальні звіти, сформовані в автоматичному режимі за допомогою КП «Д3», звіт за формою № 1-АМ – сформовано в ручному режимі у зв’язку з відсутністю автоматичних шаблонів. Перевірка рівності показників звіту проводилась в КП «Д-3» шляхом імпортування відповідної форми звіту безпосередньо в автоматизовану систему. Уникнення помилок при складанні статистичних звітів, забезпечення повноти та достовірності статистичних даних можливе лише за рахунок запровадження повної автоматизації судової статистики, яке було досягнуто шляхом правильного заповнення ОСК.
Робота із картками на осіб, щодо яких розглянуто матеріали кримінального провадження, ведеться помічниками суддів, а контроль за ними - заступником керівника апарату суду. Щодо правильності заповнення вищевказаних карток проводились апаратні наради. Такі картки після проведеної організаційної роботи заповнюються своєчасно, після винесення судового рішення по матеріалах кримінального провадження, та, за умови правильного заповнення відповідних полів, вчасно направляються до ТУ ДСА України в Тернопільській області та до апеляційного суду (в разі подання апеляції).
Від початку 2014 року судом до 10 числа наступного після звітного періоду щоквартально надсилається інформація про кількість сформованих карток на осіб з накопичувальним підсумком до ТУ ДСА в Тернопільській області відповідно до Додатку 1 Інструкції щодо формування картки на осіб, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження. Робота із картками на осіб, щодо яких розглянуто кримінальну справу, ведеться помічниками суддів, а контроль за ними – заступником керівника апарату. Щодо правильності заповнення вищевказаних карток проводились апаратні наради.
Статистичні звіти до територіального управління подавались вчасно, без порушення затвердженого графіку, та їх оригінали зберігаються відповідно до номенклатури справ суду в окремих нарядах.
Облік справ та матеріалів ведеться в обліково-статистичних картках в електронному режимі. Для належного ведення діловодства суду наказом № 6-З від 02 січня 2014 року здійснено надання доступу до автоматизованої системи документообігу суду з усіма правами користувачів відповідно до їх посадових обов’язків. Обліково-статистичні картки ведуться канцелярією суду.
Під час ведення архівних справ архіваріус суду та інші працівники апарату суду керуються Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду з цивільних та кримінальних справ (затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2014 року № 173), Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»,а також Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду із зазначенням строків зберігання документів, і вони при своїй роботі дотримуються їх виконання.
Також, 25 листопада 2014 року затверджено номенклатуру справ Гусятинського районного суду на 2015 рік відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року та Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженогоНаказом Державної судової адміністрації України 11.02.2010 N 22.
У 2014 році робота архіву організовується відповідно до плану ведення архіву на відповідний рік. Відповідальність за ведення архіву покладена на архіваріуса суду. Для зберігання справ і документів в архіві у зв’язку із невеликою площею приміщення та суттєвим масивом архівних справ та документів умови в цілому задовільні.
Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, у цивільних, адміністративних справах, справах про адміністративні правопорушення провадяться відповідно до чинного законодавства, Інструкції з діловодства та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої спільним Наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного Суду України, Державної судової адміністрації України № 51/401/649/471/23/125 від 27.08.2010 року.
Для зберігання речових доказів у Гусятинському районному суді є спеціальне приміщення зі стелажами, без вікон. Для роботи з речовими доказами наказом голови суду призначено відповідального працівника, яким для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів відповідно до Інструкції з діловодства.
У Гусятинському районному суді Тернопільської області з 2014 року учасники судового процесу мають можливість отримувати судові повістки в електронній формі за допомогою SMS-повідомлень (від початку 2014 року в Гусятинському суді даною послугою скористалося 424 учасники судового процесу). Також, з початку звітного періоду до суду надійшло 38 запитів на відправку процесуальних документів електронною поштою учасникам процесу відповідно до Тимчасового регламенту обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 07.09.2012 року № 105 зі змінами.
Що стосується інструкції “Про порядок роботи із технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій проведених в режимі відео конференції під час судового засідання (кримінального провадження)”, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.11.2012 року № 155 зі змінами, в Гусятинському районному суді було здійснено процесуальні дії в режимі відео конференції по 153 справах під час судового засідання.
З метою покращення роботи працівників канцелярії, помічників суддів та секретарів судових засідань підвищення їх професійного рівня, необхідно в подальшому проводити навчання по вивченню шляхом проведення практичних занять, дистанційного навчання, проходження курсів підвищення кваліфікації, зокрема, прикладом є курси навчань для працівників апарату суду на сайті http://femida.court.gov.ua.
Згідно Наказу заступника керівника апарату суду від 10.02.2014 року № 27-З в Гусятинському районному суді було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями суду покладених на них завдань та обов’язків за 2013 р. (за результатами якої 9 держслужбовців суду проходили щорічне оцінювання, а саме: 6 з них на оцінку добра, а 3 – висока).
Усе діловодство суду ведеться за допомогою програми «Д-3». Електронні копії судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, зазначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
Крім того, проводились систематичні узагальнення найбільш проблемних питань, які обговорювались на нарадах з метою недопущення їх в майбутньому, постійно здійснювалась робота щодо вдосконалення та наповнення інформацією офіційної веб-сторінки суду.
В Гусятинському районному суді один раз на півріччя розробляються плани роботи суду, які обговорюються на оперативних нарадах працівників суду. Відповідно до планів роботи суду протягом року судом було проведено ряд узагальнень судової практики в суді, а саме:
узагальнення судової практики щодо розгляду адміністративних справ за ст.41 КУпАП;
перевірка стану виконання вироків по кримінальних справах;
узагальнення судової практики, з розгляду цивільних справ Гусятинським районним судом щодо спорів про відшкодування коди, завданої внаслідок вчинення злочину;
узагальнення судової практики у справах зі спорів про захист честі, гідності та ділової репутації;
узагальнення судової практики у кримінальних справах про злочини у сфері обігу наркотичних засобів, психотропних речовин, їх аналогів та прекурсорів;
узагальнення судової практики, по розгляду адміністративних справ про скасування постанов;
узагальнення судової практики, що стосується розгляду Гусятинським районним судом в 2013 році цивільних справ відносно спорів, що виникають із житлових правовідносин;
узагальнення судової практики по розгляду адміністративних справ за ст.85 КУпАП;
узагальнення судової практики по розгляду кримінальних справах про злочини про ухилення від сплати аліментів на утримання дитини;
узагальнення судової практики розгляду цивільних справ, що виникають із договорів;
узагальнення судової практики розгляду адміністративних справ, пов’язаних із виборчим процесом;
узагальнення судової практики по розгляду цивільних справ, що виникають із сімейних правовідносин про позбавлення батьківських прав;
узагальнення судової практики розгляду справ про адміністративні правопорушення щодо невиконання батьками обов’язків щодо виховання дітей (ст.184 КУпАП);
узагальнення судової практики по цивільних справах про розгляд спорів в порядку спадкування.
Проведено ряд інших аналізів і узагальнень по справах згідно плану апеляційного суду Тернопільської області в разі надходження відповідних запитів.
Слід зазначити, що за потребою оперативно і вчасно проводяться аналізи і узагальнення по справах за запитами апеляційного суду Тернопільської області .
Заступником керівника апарату суду протягом 2014 року проводилося навчання з працівниками апарату суду та доводилася до відома працівників інформація, яка надходила від ТУ ДСА в Тернопільській області та з апеляційного суду у Тернопільській області, ради суддів загальних судів.
На протязі 2014 року відповідно до планів роботи суду проведено:
- перевірка стану ведення архіву суду, організація передання до архіву судових справ та документів діяльності суду за 2013 рік;
- перевірка правильності та своєчасності виготовлення протоколів судового засідання секретарями;
- перевірка стану виконання вироків по кримінальних справах;
- перевірку роботи канцелярії суду на предмет дотримання в роботі порядку видачі для ознайомлення судових справ та копій документів у 2014 році, відповідно до Інструкції з діловодства (затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173);
- перевірку канцелярії суду на предмет дотримання в роботі приймання судових справ та кореспонденції, приймання й обліку апеляційних скарг на судові рішення в 2014 році, відповідно до Інструкції з діловодства (затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173);
- перевірка стану ведення архіву суду в 2014 році;
Здійснювались постійні перевірки стану та своєчасності відправки судових рішень до ЄДРСР, перевірки стану заповнення ОСК КП “Д-3”, контроль за правильністю заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальне провадження; контроль за ефективним функціонуванням проекту “Електронний суд”.
Всі плани роботи суду впродовж звітного періоду виконано вчасно та якісно.
З метою всебічного розгляду діяльності Гусятинського районного суду та покращення ефективності роботи, у суді було проведено 34 оперативних та 17 апаратних нарад, з обговорення підсумків діяльності суду, аналізу стану правосуддя, наявної проблематики, а також результатів обліково-статистичної роботи. Протоколи нарад підписуються керівництвом суду та доводяться до відома відповідальних працівників суду.
Крім того, протягом 2014 року проводилися збори суддів, на яких ставились питання щодо :
- обговорення листа апеляційного суду Тернопільської області від 10 лютого 2014 року № 72/14вих щодо узагальнення практики розгляду слідчими суддями місцевих загальних судів Тернопільської області клопотань про застосування заходів забезпечення кримінального провадження (запобіжних заходів) у виді застави, домашнього арешту, тримання під вартою;
- обрання слідчого судді та запасного слідчого судді на період відсутності слідчого судді чи неможливості останнім здійснювати правосуддя;
- обрання лічильної комісії для виборів голови та заступника голови Гусятинського районного суду; затвердження списку кандидатур на відповідні посади; затвердження форми бюлетенів для таємного голосування на виборах голови та заступника голови Гусятинського районного суду; затвердження форми протоколу про результати таємного голосування на виборах голови та заступника голови Гусятинського районного суду
- затвердження результатів голосування щодо обрання голови та заступника голови Гусятинського районного суду.
- зміна коефіцієнту навантаження при автоматичному розподілі справ на голову Гусятинського районного суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду;
- обрання лічильної комісії та списку виборців для таємного голосування для обрання делегатів на V конференцію суддів загальних судів; затвердження форми бюлетенів по даному питання; затвердження форми протоколу про результати таємного голосування для обрання делегатів на вище вказану конференцію.
- затвердження результатів голосування щодо обрання делегата на V конференцію суддів загальних судів;
- надання пропозиції шляхом відкритого голосування щодо кандидатур делегатів на ХІІ позачерговий з’їзд суддів
- обговорення графіків чергувань слідчих суддів на вихідні та святкові дні;
- переобрання слідчих суддів та суддів, уповноважених згідно із Законом України “Про судоустрій та статус суддів” на здійснення кримінального провадження стосовно неповнолітніх.
Протягом 2014 року до Гусятинського районного суду Тернопільської області в порядку, передбаченому Законом України «Про доступ до публічної інформації» надійшло 5 запитів, відповіді на які були надані вчасно.
Запитів, які стосуються інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи не надходило.
Протягом звітного періоду працівники апарату суду, відповідальні за ведення статистики у суді, до дисциплінарної відповідальності за порушення встановленого порядку підготовки, відображення та подання статистичної звітності не притягувались. Заступником керівника апарату суду здійснювався постійний контроль за станом обліково-статистичної роботи у суді, про що регулярно доводиться до відому голови суду, а також суддів районного суду – на зборах суддів та на оперативних нарадах.
Постійно здійснюється робота щодо вдосконалення та наповнення інформацією веб-сайту Гусятинського районного суду. Було оновлено чи розміщено 62 інформації.
Таким чином, за підсумками проаналізованої роботи можна зробити висновок, що обліково-статистична робота в Гусятинському районному суді Тернопільської області перебуває на належному рівні, хоча допускаються незначні помилки та недоліки, що можна пояснити лише плинністю кадрів, які не мали досвіду роботи в суді.
Щодо технічного стану приміщень будівлі суду, забезпечення робочих місць комп’ютерною технікою, копіювальними пристроями та доступом до мережі Інтернет то слід зазначити, що кількість комп’ютерної техніки недостатня для роботи суду. Що стосується інформаційного забезпечення Гусятинського районного суду, то корисна інформація розміщена на інформаційних стендах у коридорі суду та на офіційному веб-сайті суду, за електронною адресою http://gs.te.court.gov.ua.
Інформація, посилання на джерела інформації розміщуються та оновлюються на сайті суду постійно. За поповнення сайту актуальною інформацією відповідає головний спеціаліст з інформаційних технологій. Прийом громадян у Гусятинському районному суді здійснюється згідно з законодавством України про звернення громадян та відповідними Правилами внутрішнього трудового розпорядку суду, які затверджені наказом голови суду.
Особистий прийом громадян, з питань роботи суду, здійснюється головою суду або його заступниками, заступником керівника апарату суду.
Протягом 2014 року з працівниками апарату суду проводилися навчання по веденню діловодства та навчання по змінах до законодавства. Основна увага приділялася вивченню змін до Положення про автоматизовану систему документообігу, Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, та вивчення інформації про поновлення до КП “Д-3” після випуску кожної нової версії.
Методичну допомогу працівникам апарату суду з ведення діловодства надає заступник керівника апарату суду, старший секретар, консультант з кадрової роботи, які здійснюють контроль за правильністю заповнення працівниками суду обліково-статистичних карток, карток на підсудних, карток на матеріальні збитки в кримінальних провадженнях та ін.
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах» щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється заступником керівника апарату суду та старшим секретарем суду, шляхом проведення перевірок роботи працівників апарату суду.
Впродовж 2014 року заступником керівника апарату суду проведено перевірки з питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, а саме: перевірка стану ведення архіву суду та передача справ за 2013 рік; перевірка правильності та своєчасності виготовлення протоколів судового засідання секретарями судових засідань, щомісячна перевірка стану заповнення ОСК автоматизованої системи документообігу суду; перевірка канцелярії суду на предмет дотримання в роботі порядку видачі для ознайомлення судових справ і копій документів у 2014 році; перевірка канцелярії суду на предмет дотримання в роботі приймання судових справ та кореспонденції, приймання й обліку апеляцій, апеляційних скарг на судові рішення у 2014 році.
Виявлені під час перевірок недоліки доводилися до відома голови суду. Виявлені недоліки по мірі можливості усуваються негайно.
Також, на оперативних нарадах розглядалися питання підготовки до здачі статистичних звітів, надсилання копій судових рішень до ЄДРСР, організації та проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків та завдань. Крім того, на нарадах працівники апарату суду ознайомлювалися з документами, які надходили для використання в роботі
Дотримання працівниками апарату суду вимог «Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах» щодо первинного обліку і ведення судової статистики знаходиться на особистому контролі голови суду та заступника керівника апарату суду.
Обліково-статистичну роботу та складання статистичних звітів про роботу суду виконують помічники суддів та канцелярія суду. Консультант суду виконує аналітичну та кодифікаційну роботу. Всі звіти за перше півріччя 2014 рік було сформовано у автоматичному режимі за встановленими формами, здано згідно з графіком, що затверджений керівництвом територіального управління державної судової адміністрації.
Планом роботи суду на перше та друге півріччя 2014 року передбачено проведення систематичних перевірок по всіх напрямках роботи суду. Всі заходи, передбачені планами роботи суду на 2014 рік виконано. Про виконання запланованих завдань зроблено відмітки. За результатами перевірок були складені відповідні акти. Проведення занять оформлюються протокольно за участю секретаря.
За звітній період участь у навчаннях судді та працівника апарату суду не проходили.
З питань нових можливостей оновлених версій комп’ютерної програми «Д-3» особи, відповідальні за складання обліково-статистичних звітів та головний спеціаліст з інформаційних технологій, протягом 2014 року ознайомлювались із відеосемінарами, які були організовані державним підприємством «Інформаційні судові системи» з метою підвищення ефективності роботи працівників місцевих загальних судів, що працюють з зазначеною програмою.
З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:
- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;
- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;
- проводити перевірки стану організації діловодства, ведення обліково-статистичної роботи та архівної справи.
- проводити виробничі навчання з працівниками апарату суду з метою підвищення професійного рівня;
- працівникам апарату суду постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти.
Виконавець І.М. Куленич
_03_03.png)
