АНАЛІЗ обліково-статистичної роботи у Гусятинському районному суді Тернопільської області за 2017 рік

АНАЛІЗ

обліково-статистичної роботи Гусятинського районного суду

Тернопільської області за 2017 рік

         З метою проведення аналітичної роботи та об’єктивності показників статистичних звітів, відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання плану роботи Гусятинського районного суду Тернопільської області за І та ІІ півр. 2017 року проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в суді, вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращення статистичної роботи щодо первинного обліку справ та матеріалів, правильності складання статистичних звітів, достовірності показників та вчасного подання їх до територіального управління.

Відповідно до штатного розпису (27 одиниць) на кінець звітного періоду в Гусятинському районному суді працює 20 працівників апарату суду та 3 суддів.

Протягом звітного періоду внесення та опрацювання даних здійснювалося за допомогою КП «Д-3». Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів (секретарі суду), складання звітів (помічники суддів) забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ, що негативно б відобразилися в КП “Д-3”, виявлено не було.

Всі працівники апарату суду ознайомлені з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді. Організацію ведення діловодства та обліково-статистичної роботи в суді забезпечує керівник апарату суду. Методичні матеріали з ведення діловодства, надані територіальним управлінням та підготовлені керівником апарату суду доводяться до відома працівників апарату суду на оперативних та апаратних нарадах.

Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних та кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173 (зі змінами), Положення про автоматизовану систему документообігу суду; Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, Інструкцією про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), Інструкцією щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, рішеннями Ради суддів загальних судів, постановами колегії, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації, іншими нормативно-правовими актами.

        Відповідальні працівники за обліково-статистичну роботу у суді, зокрема, складання статистичних звітів мають достатній досвід роботи та освітній рівень, який дозволяє виконувати вказані обов’язки на належному рівні.

Стосовно звітності Гусятинського районного суду Тернопільської області про стан здійснення правосуддя за ІІ півр. 2017 року будуть сформовані в автоматичному режимі за допомогою КП «Д3». Уникнення помилок при складанні статистичних звітів, забезпечення повноти та достовірності статистичних даних можливе лише за рахунок запровадження повної автоматизації судової статистики, яке було досягнуто шляхом правильного заповнення ОСК. 

         Робота із картками на осіб, щодо яких розглянуто матеріали кримінального провадження, ведеться помічниками суддів, а контроль за ними – керівником апарату суду. Такі картки заповнюються своєчасно, після винесення судового рішення по матеріалах кримінального провадження, та своєчасно направляється Інформація про кількість сформованих карток на осіб (згідно до Додатку 1 Інструкції щодо формування карток на особу, стосовно якої розглянуто матеріали кримінального провадження) до 10 числа наступного після звітного періоду щоквартально за накопичувальним підсумком.

           Статистичні звіти до територіального управління подавались вчасно, без порушення затвердженого графіку, та їх оригінали зберігаються відповідно до номенклатури справ суду в окремих  нарядах.

Облік справ та матеріалів ведеться в обліково-статистичних картках  в електронному   режимі. Для належного ведення діловодства суду здійснено надання доступу до автоматизованої системи документообігу суду з усіма правами користувачів відповідно до їх посадових обов’язків. Обліково-статистичні картки ведуться канцелярією суду.

Під час ведення архівних справ архіваріус суду та інші працівники апарату суду керуються Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду з цивільних та кримінальних справ (затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2014 року № 173, зі змінами), Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду із зазначенням строків зберігання документів, і вони при своїй роботі дотримуються  їх  виконання.

У звітному періоді робота архіву організовується відповідно до плану ведення архіву на 2017 рік. Відповідальність за ведення архіву покладена на архіваріуса суду. Для зберігання справ і документів в архіві у зв’язку із невеликою площею приміщення та суттєвим масивом архівних справ та документів умови, в цілому, задовільні. 

Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, у цивільних, адміністративних справах, справах про адміністративні правопорушення провадяться відповідно до чинного законодавства, Інструкції з діловодства та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції).

Для зберігання речових доказів у Гусятинському районному суді є спеціальне приміщення зі стелажами, без вікон. Для роботи з речовими доказами наказом голови суду призначено відповідального працівника, яким для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів відповідно до Інструкції з діловодства.

У Гусятинському районному суді Тернопільської області учасники судового процесу мають можливість отримувати судові повістки в електронній формі за допомогою SMS-повідомлень (від початку 2017 року  в  Гусятинському суді даною послугою скористалося 584 учасники судового процесу). Також, з початку звітного періоду до суду надійшло 166 запитів на відправку процесуальних документів електронною поштою учасникам процесу відповідно до Тимчасового регламенту обміну електронними документами між судом  та учасниками судового процесу, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 07.09.2012 року № 105 зі змінами.

Що стосується інструкції “Про порядок роботи із технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій проведених в режимі відео конференції під час судового засідання (кримінального провадження)”, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.11.2012 року № 155 зі змінами, в Гусятинському районному суді було здійснено процесуальні дії в режимі відео конференції по 211 справах під час судового засідання.

Усе діловодство суду ведеться за допомогою програми «Д-3». Електронні копії судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, зазначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

            Крім того, проводились систематичні узагальнення найбільш проблемних питань, які обговорювались на нарадах з метою недопущення їх в майбутньому, постійно здійснювалась робота щодо вдосконалення та наповнення інформацією офіційної веб-сторінки   суду.   

В Гусятинському районному суді один раз на півріччя розробляються  плани роботи суду, які обговорюються на оперативних нарадах працівників суду та виконуються протягом півріччя. 

  Проведено ряд  інших аналізів і узагальнень по справах згідно плану апеляційного суду Тернопільської області в разі надходження відповідних запитів.  Керівником апарату суду протягом року проводилися навчання (наради) з працівниками апарату суду та доводилася до відома працівників інформація, яка надходила від ТУ ДСА в Тернопільській області та з апеляційного суду у Тернопільській області, ради суддів загальних судів.

Здійснювались постійні перевірки стану та своєчасності відправки судових рішень до ЄДРСР, перевірки стану заповнення ОСК КП “Д-3”, контроль за правильністю заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальне провадження; контроль за ефективним функціонуванням проекту “Електронний суд”.

        Всі плани роботи суду впродовж звітного періоду виконано вчасно та якісно.

       З метою всебічного розгляду діяльності  Гусятинського  районного суду та покращення ефективності роботи, у суді проводились оперативні та апаратні наради з обговорення підсумків діяльності суду, аналізу стану правосуддя, наявної проблематики, а також результатів обліково-статистичної роботи. Протоколи нарад підписуються керівництвом суду та доводяться до відома відповідальних працівників суду.

       Протягом  2017 року до Гусятинського районного суду Тернопільської області в порядку, передбаченому Законом України «Про доступ до публічної інформації» надійшло 13 запитів, відповіді на які були надані вчасно. Також було розглянуто 3 запити на звернення громадян.

       Запитів, які стосуються інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи не надходило.

       Протягом звітного періоду працівники апарату суду, відповідальні за ведення статистики у суді, до дисциплінарної відповідальності за порушення встановленого порядку підготовки, відображення та подання статистичної звітності не притягувались. Керівником апарату суду  здійснювався постійний контроль за станом обліково-статистичної роботи у суді, про що регулярно доводиться до відому голови суду, а також суддів районного суду – на зборах суддів та на оперативних нарадах.

         Постійно здійснюється робота щодо вдосконалення та наповнення інформацією веб-сайту Гусятинського районного суду. Було розміщено 27 інформацій.

Таким чином, за підсумками проаналізованої роботи можна зробити висновок, що обліково-статистична робота в Гусятинському районному суді Тернопільської області перебуває на належному рівні, хоча допускаються незначні недоліки.

Щодо технічного стану приміщень будівлі суду, забезпечення робочих місць комп’ютерною технікою, копіювальними пристроями та доступом до мережі Інтернет то слід зазначити, що кількість комп’ютерної техніки є достатня для роботи суду. Що стосується інформаційного забезпечення Гусятинського районного суду, то корисна інформація розміщена на інформаційних стендах у коридорі суду та на офіційному веб-сайті суду, за електронною адресою http://gs.te.court.gov.ua.

Інформація, посилання на джерела інформації розміщуються та оновлюються на сайті суду постійно. За поповнення сайту актуальною інформацією відповідає головний спеціаліст (з інформаційних технологій). Прийом громадян у Гусятинському районному суді здійснюється згідно з законодавством України про звернення громадян та Правилами внутрішнього трудового розпорядку суду.

Особистий прийом громадян, з питань роботи суду, здійснюється головою суду, керівником апарату суду та заступником керівника апарату суду.

Методичну допомогу працівникам апарату суду з ведення діловодства надає керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду, старший секретар суду, головний спеціаліст (з інформаційних технологій), які здійснюють контроль за правильністю заповнення працівниками суду обліково-статистичних карток, карток на підсудних, карток на матеріальні збитки в кримінальних провадженнях та ін.

Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах …» щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату, заступником керівника апарату суду та старшим секретарем суду, шляхом проведення перевірок роботи працівників апарату суду.

Дотримання працівниками апарату суду вимог «Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах …» щодо первинного обліку і ведення судової статистики знаходиться на особистому контролі голови суду та керівника  апарату суду.

Обліково-статистичну роботу та складання статистичних звітів про роботу суду виконують помічники суддів та канцелярія суду. Консультант суду виконує аналітичну та кодифікаційну роботу. Всі звіти за звітний період формуються у автоматичному режимі за встановленими формами, здано згідно з графіком, що затверджений керівництвом територіального управління державної судової адміністрації.

Планами роботи суду на перше та друге півріччя 2017 року було передбачено проведення систематичних перевірок по всіх напрямках роботи суду. Всі заходи виконано. Про виконання запланованих завдань зроблено відмітки. За результатами перевірок були складені відповідні акти.

За звітній період участь у навчаннях суддів проходило 2 суддів та працівники апарату суду (помічники суддів, секретарі судового засідання, старший секретар суду).

               Протягом першого півріччя у Гусятинському районного суді видано таку    кількість наказів: з кадрових питань - 17;  щодо відпусток  - 57; щодо відряджень - 15;  із загальних питань - 73.

                За вищевказаний період, у суді  13 працівникам встановлено надбавку до посадового окладу за вислугу років.

                За звітний період проводилися засідання експертної комісії щодо знищення адміністративних справ тимчасового зберігання з 2005 року по 2008 рік та  цивільних справ тимчасового зберігання з 2006 року по 2009 року, а також затверджувалася номенклатура суду на 2018 рік.

                З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;

- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

- проводити перевірки стану організації діловодства, ведення обліково-статистичної роботи та архівної справи. 

-  проводити виробничі навчання з працівниками апарату суду з метою підвищення професійного рівня;

- працівникам апарату суду постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти.

    Виконавець                                                                         І.М. Куленич